CLAVES PARA DEFINIR TU SCOPE OF WORK
En cualquier proceso de trabajo y en cualquier sector, conocer y definir los requisitos de un proyecto por adelantado nos va a permitir planear y ejecutar el mismo de forma efectiva y eficiente.
No es fácil saber todos los proyectos que a lo largo del año se desarrollaran dentro del plan de marketing o cuales van a ser definitivos, pero sí puedes especificar aquellos proyectos que si conoces e incluso aquellos que son probables, programando tu actividad y evitando así incurrir en gastos imprevistos.
Elaborando “scopes of work” (SOW) definidos, los anunciantes permiten a las agencias dimensionarse estimar los recursos óptimos, programar procesos y calcular costes. También permiten a los primeros revisar y gestionar sus solicitudes a agencia de forma estratégica.
Un scope of work o forecast de trabajo es beneficioso para ambas partes si en él se detallan las acciones de comunicación (spots de tv, prensas, landings, stories y tweets, etc.) y las tareas (estrategias, monitoreo de acciones, informes, brand reviews, etc.) a desarrollar.
Probablemente no será necesario que la agencia desarrolle todas las piezas desde cero así que, piensa si todas las campañas/piezas tienen que ser de nueva creación o si puedes reutilizar o adaptar campañas ya existentes, evitando así un gasto excesivo de recursos.
El SOW deja menos espacio a la improvisación, facilitando la gestión de los picos y valles de la carga de trabajo de la agencia, algo especialmente importante cuando existen diferentes marcas o áreas de negocio que solicitan trabajo a una misma agencia.
Por esta razón, además de definir las piezas, es esencial definir el ámbito del scope of work. Si se trata de gestionar acciones para una única marca, el scope of work suele implicar toda la actividad a desarrollar; pero, si el anunciante agrupa varias marcas o áreas de negocio, es recomendable definir un scope of work para cada una de ellas, y posteriormente revisarlos y gestionarlos en conjunto.
Por último, pero no menos importante, un scope of work debe definirse considerando también la importancia estratégica de cada proyecto pues no todos tendrán el mismo retorno.
Sin este último paso, todas las piezas necesitarían del mismo tiempo, recursos y coste.
Hacer un esfuerzo previo en definir el SOW supondrá una mejor gestión de tu cuenta y la lógica optimización de costes.
